3. Första mötet

När du har fått alla namn på de blivande medlemmarna är det dags att kalla till ett informationsmöte. Om du kallar via telefon eller brev så be de blivande medlemmarna att förbereda frågor och ett namn på klubben som de kan föreslå på mötet. Just namnet brukar engagera, och det kan ta tid innan alla är överens. Ett förslag är att du redan från början har hittat ett fyndigt namn som du föreslår mötesdeltagarna.

Vid första mötet är det viktigt att du berättar så mycket du kan om aktier och aktiemarknaden. Framför allt bör du betona att aktier är den bästa sparformen på lång sikt. Tala om att fördelen med aktier ökar med innehavstiden. Nämn också att kunskap om bolagen är viktig för att man ska lyckas väl. Du bör också tala om att ni alla tillsammans bör engagera er och hjälpa till att analysera bolag och branscher så gott ni kan. En del är bättre skickade till detta än andra, men det är som sagt viktigt att ni alla hjälps åt efter förmåga.

Led mötet själv

Som initiativtagare till klubben är det naturligt att du fungerar som mötesordförande, om du inte vill föreslå någon annan. Fråga de närvarande om de kan acceptera att du leder mötet.

1. Här är ett förslag till föredragningslista. Det kan verka formellt, men det är bäst så – det gäller ju pengar.
   Välj ordförande att leda mötet (du är väl självskriven och föreslår dig själv).
2. Utse någon som för anteckningar, det vill säga protokoll.
3. Välj justeringsman (en eller två), som tillsammans med ordföranden ska justera protokollet – det vill säga se till att allt är rätt uppfattat och nedtecknat.
4. Fråga om de närvarande vill bilda en aktiesparklubb.
5. Besluta om klubbens namn.
6. Visa förslaget till avtal och gå igenom paragraferna. Det är naturligtvis tillåtet att stryka och ändra i avtalet, det är ju bara ett förslag.
7. Bestäm var affärerna ska göras. Kanske finns bland medlemmarna någon som arbetar i bank eller värdepappersbolag som kan ge bra villkor. Vi på Aktiespararna föreslår vårt eget Aktieinvest Klubb.
8. Bestäm vem eller vilka som får ge köp- och säljdirektiv och som får disponera klubbens tillgångar. Det är praktiskt om denna punkt kan ”förklaras omedelbart justerad”, så att vederbörande förtroendeman kan börja agera. Det tar ju viss tid innan protokollet är utskrivet och justerat. Nu gör man bara ett utdrag ur protokollet som bevittnas och sedan kan lämnas till bank eller värdepappersbolag.

När dessa frågor och val är avklarade är det dags att ställa frågan om klubben ska konstitueras, det vill säga bildas med det avtal ni gått igenom och med de val som ägt rum. (Alla ska givetvis ha en kopia av avtalet.)

Följande punkter i avtalet ska mötet besluta om:

• Antalet förtroendemän som ska vara närvarande vid att möte för att mötet ska kunna fatta giltiga beslut.
• Hur ofta medlemmarna vill ha rapport om det ekonomiska läget i klubben.
• Antalet förtroendemän, inklusive eventuella ersättare. Det antal medlemmar som ska vara närvarande vid ordinarie klubbsammanträde (årsmöte) för att beslut ska kunna fattas.
• I vilken omfattning medlem ska få rösta för annan medlem.
• Val av förtroendemän för första året.
• Val av revisor (utses bland medlemmarna, helst någon med erfarenhet).
• Sparbelopp och hur ofta beloppet ska sparas (till exempel månatligen). Sparbeloppet kan variera bland medlemmarna. En del vill spara 100 kronor i månaden, andra 200 kronor och några kanske 500 kronor. Det är dock viktigt att komma ihåg att det belopp man en gång valt inte får ändras utan gäller varje månad. Det är inte ovanligt att man för att komma i gång snabbt satsar ett större belopp, kanske 1 000 kronor per medlem. Då ska man komma ihåg att variera beloppet i förhållande till månadsinsatserna, det vill säga den som har två andelar ska betala ett dubbelt så stort engångsbelopp som den som har en andel och så vidare.
• Var och när klubbens sammanträden ska äga rum.
• Klubbens investeringsfilosofi.

Medlemmarna bör redan från början vara överens om vilken investeringsfilosofi klubben ska följa. Kan de inte enas om detta direkt blir de knappast mer eniga när pengar står på spel vid varje köp- eller säljbeslut. Vad som bör bestämmas är:

• Lång- eller kortsiktiga placeringar.
• Hur ofta klubben ska investera.
• Hur utdelningar och reavinster ska behandlas.
• Huruvida klubben ska investera i endast svenska aktier.
• Om någon bransch ska undvikas.

Förtroendemännens uppgifter

I ett aktiebolag finns en styrelse som ansvarar inför bolagets ägare. Motsvarigheten till aktiebolagets styrelse är i aktiesparklubben förtroendemän, som är ansvariga inför sina klubbmedlemmar. Förtroendemännen ansvarar för den löpande förvaltningen och för att beslut som fattas på sammanträdena verkställs. Det är viktigt att medlemmarna är överens om förtroendemännens uppgifter så att alla vet vad som förväntas av dem. Här är ett förslag:

Ordföranden
Ordförandens viktigaste uppgift är att kalla till sammanträden, fördela arbetsuppgifter och i övrigt vara klubbens talesman. Det är självklart att han/hon också leder mötena.

Sekreterare
Sekreteraren sköter protokollen och för anteckningar vid klubbens möten. Det är också sekreterarens uppgift att hålla reda på eventuell korrespondens, förvara originalavtal och andra avtal, till exempel med bank eller värdepappersbolag. Årsredovisningar och rapporter i original förvaras hos sekreteraren.

Kassör
Kassören har hand om bokföringen, sköter klubbens betalningar och ser till att alla medlemmar sköter sina inbetalningar. En annan viktig uppgift för kassören är att bevaka att utdelningar och emissioner sköts på rätt sätt. Viktiga uppgifter är också att ta fram underlag för medlemmarnas deklarationer och att regelbundet förse medlemmarna med ekonomiska rapporter om aktiesparklubbens aktieinnehav.