Bli medlem
Bli medlem

Du är här

2018-03-15

Eastnine AB (publ): Kallelse till årsstämma i Eastnine AB (publ)

Aktieägarna i Eastnine AB (publ), 556693-7404, kallas härmed till
årsstämma tisdagen den 24 april 2018 kl. 15.00 på IVA
Konferenscenter, Grev Turegatan 16 i Stockholm. Registreringen till
årsstämman börjar kl. 13.00.

Seminarium om utvecklingen i vår investeringsregion

Samtliga aktieägare välkomnas att delta på seminarium och diskussion
med representanter från Eastnine och externa experter rörande
bolagets utveckling, våra fastigheter, och den baltiska
fastighetsmarknaden.

Program

13.00 Registrering för årsstämman öppnar (registrering kan ske fram till kl. 15.00)

13.30 Seminarium om bolagets utveckling och den baltiska fastighetsmarknaden

14.30 Kaffepaus

15.00 Årsstämma

Anmälan

Rätt att delta i årsstämman har den som dels tagits upp som aktieägare
i den utskrift av aktieboken som görs av Euroclear Sweden AB per
onsdagen den 18 april 2018 och dels anmält sin avsikt att delta i
årsstämman senast onsdagen den 18 april 2018.

Anmälan om deltagande vid årsstämman kan ske antingen på telefon
08-402 90 46, på bolagets webbplats www.eastnine.com/arsstamma, eller
per post till: Eastnine AB (publ), "Årsstämma", C/O Euroclear Sweden,
Box 191, 101 23 Stockholm.

Vid anmälan bör aktieägare uppge namn, personnummer (eller
organisationsnummer), adress, telefonnummer, aktieinnehav samt
eventuellt ombud och/eller biträden. Högst två biträden får medföras
och endast om antalet biträden anmälts i förväg.

Personuppgifter som hämtas från fullmakter och den av Euroclear Sweden
AB förda aktieboken kommer att användas för erforderlig registrering
och upprättande av röstlängd för bolagsstämman.

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare med förvaltarregistrerade aktier måste tillfälligt
omregistrera aktierna i eget namn för att ha rätt att delta i
stämman. Sådan registrering ska vara verkställd hos Euroclear Sweden
AB onsdagen den 18 april 2018. Kontakt bör tas med förvaltaren i god
tid före sistnämnda datum.

Ombud m.m.

Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda fullmakt för ombudet.
Fullmakt i original, samt för juridisk person även
registreringsbevis, bör sändas till bolaget på ovanstående postadress
i god tid före årsstämman. Fullmakten och registreringsbeviset får
inte vara äldre än ett år, dock får fullmakten vara äldre om den
enligt sin lydelse är giltig en längre tid, maximalt fem år. Bolaget
tillhandahåller fullmaktsformulär på bolagets webbplats
www.eastnine.com/arsstamma. Beställning kan även ske på telefon
08-402 90 46.

Observera att aktieägare som är närvarande genom ombud också måste
anmäla sig till årsstämman enligt instruktionerna ovan samt vara
införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken onsdagen den 18
april 2018.

Antal aktier och röster

Vid tidpunkten för kallelsens utfärdande finns totalt 24 816 033
aktier i bolaget med en röst per aktie. Bolaget innehar 2 407 772
egna aktier.

Aktieägares frågerätt

Aktieägare som är närvarande vid stämman har rätt att begära
upplysningar avseende ärenden på dagordningen eller bolagets
ekonomiska situation i enlighet med 7 kap. 32 § aktiebolagslagen.

Inträdeskort

Inträdeskort som berättigar till deltagande i årsstämman för den som
anmält sig kommer att sändas ut före årsstämman. Inträdeskorten
beräknas vara aktieägarna tillhanda senast måndagen den 23 april
2018. Om inträdeskort inte kommit aktieägaren tillhanda före
årsstämman kan nytt inträdeskort erhållas vid informationsdisken på
årsstämman.

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande

2. Val av ordförande vid stämman

3. Upprättande och godkännande av röstlängd

4. Godkännande av dagordning

5. Val av en eller två protokolljusterare

6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad

7. Framläggande och föredragning av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen. I anslutning därtill:

a) anförande av styrelsens ordförande inklusive redogörelse för
styrelsens arbete

b) anförande av verkställande direktören
c) redogörelse av huvudansvarig revisor avseende revisionsarbetet
8. Beslut om:

a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt
koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen

b) disposition beträffande bolagets resultat enligt den fastställda
balansräkningen

c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören

9. Redogörelse för valberedningens arbete

10. Fastställande av antalet styrelseledamöter

11. Fastställande av arvode till styrelse och revisor

12. Val av styrelse och styrelsens ordförande

13. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

14. Beslut om:

a) minskning av aktiekapitalet genom indragning av egna aktier,

b) ökning av aktiekapitalet genom fondemission, och

c) minskning av aktiekapitalet genom indragning av egna aktier

15. Beslut om:

a) införande av LTIP 2018, och

b) överlåtelser av egna aktier till deltagarna i LTIP 2018

16. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier

17. Årsstämmans avslutande

Valberedningens beslutsförslag

Valberedningen, som består av Magnus Lekander, valberedningens
ordförande (East Capital), David Bliss (Lazard Asset Management),
Mathias Svensson (Keel Capital) och Lars O Grönstedt
(styrelseordförande i Eastnine), föreslår enligt följande.

2. Val av ordförande vid stämman

Björn Kristiansson, KANTER Advokatbyrå, utses till ordförande vid
stämman.

10. Fastställande av antalet styrelseledamöter

Styrelsen ska bestå av fem (5) ordinarie ledamöter.

11. Fastställande av arvode till styrelse och revisor

Arvode till styrelsens ordförande ska utgå med 800 000 kronor och för
övriga styrelseledamöter med 400 000 kronor per styrelseledamot. Det
föreslås att ingen ytterligare ersättning ska utgå för
utskottsarbete.

Till revisorn ska arvode utgå enligt godkänd räkning.

12. Val av styrelse och styrelsens ordförande

För tiden intill slutet av nästa årsstämma föreslås omval av Peter
Elam Håkansson, Liselotte Hjorth och Nadya Wells samt nyval av Johan
Ljungberg och Peter Wågström. Göran Bronner och Lars O Grönstedt har
avböjt omval. Föreslås att Liselotte Hjorth väljs till styrelsens
ordförande.

Information om styrelseledamöterna finns på bolagets webbplats.

Styrelsens beslutsförslag

8. b) Disposition av bolagets resultat

Styrelsen föreslår att utdelning till aktieägarna ska ske med ett
belopp motsvarande 2,10 kronor per aktie samt att resterande
vinstmedel balanseras i ny räkning. Styrelsen föreslår att
utdelningen fördelas på två utbetalningstillfällen om 1,05 kronor per
aktie och utbetalningstillfälle. Som första avstämningsdag för
utdelning föreslås torsdagen den 26 april 2018 och som andra
avstämningsdag för utdelning föreslås måndagen den 29 oktober 2018.
Om stämman beslutar i enlighet med förslaget beräknas utdelning
betalas ut genom Euroclear Sweden AB onsdagen den 2 maj 2018
respektive torsdagen den 1 november 2018.

13. Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Med ledande befattningshavare avses verkställande direktören och
finansdirektören. Bolaget ska ha de ersättningsnivåer och
anställningsvillkor som erfordras för att rekrytera och behålla
kompetens och nödvändig kapacitet. Ersättning till den verkställande
direktören och finansdirektören ska bestå av fast och rörlig lön,
långsiktiga aktiebaserade eller aktierelaterade incitamentsprogram,
pensions- och försäkringsförmåner samt andra sedvanliga förmåner
föremål för styrelsens godkännande samt, avseende långsiktiga
incitamentsprogram, stämmans godkännande. Styrelsen beslutar
diskretionärt enligt fastställda interna prestationsbaserade mål
huruvida en rörlig lön ska utgå till de ledande befattningshavarna.
Rörlig lön kan uppgå till maximalt 50 procent av den fasta lönen. De
ledande befattningshavarna har därtill rätt till en individuell
premiebaserad pensionsplan enligt vilken bolaget erlägger premier
motsvarande 4,5 procent av den fasta lönen upp till 7,5
inkomstbasbelopp och premier motsvarande 30 procent på lönedelar som
överstiger 7,5 inkomstbasbelopp. Riktlinjerna ska gälla för nu
gällande anställningsavtal och för anställningsavtal som ingås efter
stämmans beslut om riktlinjer. Styrelsen ska ha rätt att frångå av
årsstämman beslutade riktlinjer om det i ett enskilt fall finns
särskilda skäl för det.

14. Beslut om a) minskning av aktiekapitalet genom indragning av egna
aktier, b) ökning av aktiekapitalet genom fondemission, och c)
minskning av aktiekapitalet genom indragning av egna aktier

a) Minskning av aktiekapitalet genom indragning av egna aktier

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om minskning av
aktiekapitalet genom indragning av egna aktier. Ändamålet med
minskningen är avsättning till fritt eget kapital att användas enligt
beslut av stämman i enlighet med punkt b) nedan. Minskningen av
aktiekapitalet ska ske genom indragning av de egna aktier som innehas
cirka tre veckor före årsstämman. Minskning av aktiekapitalet ska
kunna ske med högst 365,788 euro genom indragning av högst 2,481,603
aktier. Det exakta minskningsbeloppet respektive antalet aktier som
föreslås dras in anges i det fullständiga förslaget som kommer att
hållas tillgängligt senast tre veckor före årsstämman.

Beslutet om minskning av aktiekapitalet enligt denna punkt a) kan
genomföras utan inhämtande av Bolagsverkets eller, i tvistiga fall,
allmän domstols tillstånd eftersom bolaget samtidigt genomför en
fondemission enligt punkt b) nedan, med ett belopp lägst motsvarande
det som aktiekapitalet minskats med enligt ovan. Sammantaget medför
dessa åtgärder att varken bolagets bundna egna kapital eller
aktiekapital minskar.

b) Ökning av aktiekapitalet genom fondemission

I syfte att återställa aktiekapitalet efter den föreslagna minskningen
av aktiekapitalet enligt ovan föreslår styrelsen att årsstämman
samtidigt beslutar om ökning av aktiekapitalet genom en fondemission
med ett belopp minst motsvarande det som aktiekapitalet minskats med
genom indragning av aktier enligt punkt a) ovan. Fondemissionen ska
genomföras utan utgivande av nya aktier genom att beloppet överförs
från fritt eget kapital. Det exakta ökningsbeloppet anges i det
fullständiga förslag som kommer att hållas tillgängligt senast tre
veckor före årsstämman.

c) Minskning av aktiekapitalet genom indragning av egna aktier

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om minskning av

Författare Cision

Tala om vad ni tycker

Tala om vad ni tycker

Ni är just nu inne på en betaversion av nya aktiespararna. Lämna gärna feedback på vad ni tycker i formuläret nedan.