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2021-05-07

Invitation à assister à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le 9 juin 2021


 

INFORMATIONS RÉGLEMENTÉES
Le 7 mai 2021, 7:00h

NYXOAH SA
(Euronext Brussels: NYXH)
Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique
(ci-après la « Société »)

Invitation à assister à l'assemblée générale annuelle des actionnaires 
de la Société qui se tiendra le 9 juin 2021

Le conseil d'administration de la Société a le plaisir d'inviter ses détenteurs de titres à assister à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le mercredi 9 juin 2021 à 14 heures CET au siège de la Société, ou à tout autre endroit indiqué avant ce moment-là, en présence physique limitée compte tenu des mesures gouvernementales prises en vue de limiter la propagation de la COVID-19. 

Afin de faciliter la tenue de la liste de présence le jour de l’assemblée générale annuelle, les détenteurs de titres émis par la Société et leurs représentants sont invités à s'inscrire à partir de 13:30h CET.

Communication concernant la COVID-19

Compte tenu de la pandémie de COVID-19, il est actuellement envisagé que les mesures imposées par le gouvernement belge pour faire face à cette pandémie, telles que l'obligation de garantir une distance de 1,5 mètre entre chaque personne, puissent encore être en vigueur à la date de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société. Ces mesures sont dans l'intérêt de la santé des détenteurs de titres individuels, ainsi que des employés de la Société et des autres personnes chargées d'organiser l'assemblée générale. Il n'est pas non plus exclu que le gouvernement belge impose à nouveau des mesures supplémentaires.

Compte tenu de la crise sanitaire et des mesures y afférentes imposées par le gouvernement pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, il est vivement recommandé aux détenteurs de titres d'exercer leurs droits de vote avant l'assemblée générale des actionnaires en suivant les règles énoncées dans la présente convocation, soit (i) en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à un représentant de la Société. En outre, les détenteurs de titres sont encouragés à exercer leur droit de poser préalablement par écrit des questions relatives aux points à l'ordre du jour de l’assemblée générale des actionnaires. Les modalités de participation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires susmentionnées sont précisées dans la présente convocation et dans les formulaires de vote par correspondance ou par procuration. 

La Société accordera l'accès à l'assemblée aux détenteurs de titres, aux mandataires et à d'autres personnes uniquement dans la mesure permise à la lumière des mesures prises ou à prendre par les autorités applicables à la date de l'assemblée, et en tenant toujours compte des recommandations des autorités, ainsi que des considérations de santé et de sécurité. La Société mettra également en place une vidéoconférence pour permettre aux détenteurs de titres de la Société qui se sont dûment inscrits à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de suivre l’assemblée à distance et de poser des questions, le cas échéant par écrit, pendant l’assemblée. Les modalités de participation à l'assemblée par vidéoconférence seront communiquées en temps utile aux détenteurs de titres concernés. La vidéoconférence ne sera pas considérée comme un outil de communication électronique permettant d'assister et de voter à l'assemblée générale des actionnaires, tel que visé à l'article 7:137 du Code des sociétés et des associations, mais constituera une facilité supplémentaire pour les détenteurs de titres de suivre l‘assemblée générale des actionnaires.  

En fonction de l’évolution de la situation sanitaire et des règles applicables avant la date de l'assemblée générale annuelle des actionnaires, la Société se réserve le droit de modifier ces modalités de participation en l'indiquant sur le site internet de la Société (https://investors.nyxoah.com/shareholder-information).

ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES ACTIONNAIRES

  1.  Prise de connaissance du et discussion sur :
    1.  les comptes annuels retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019,
    2.  les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020,
    3.  les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020,
    4.  le rapport de gestion du conseil d'administration sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020,
    5.  le rapport de gestion du conseil d'administration sur les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020,
    6.  le rapport du commissaire sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020, et
    7.  le rapport du commissaire sur les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020. 
  1.  Approbation des comptes annuels retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019.

Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver les comptes annuels retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019.

  1.  Approbation des comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et de l'affectation du résultat proposée.

Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration. 

  1.  Décharge des administrateurs.

Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs (y compris chaque ancien administrateur et chaque représentant permanent) qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.

  1.  Décharge du commissaire.

Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.

  1.  Approbation du rapport de rémunération.

Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver le rapport de rémunération.

  1.  Approbation de la politique de rémunération.

Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver la politique de rémunération. 

  1.  Approbation de la rémunération du commissaire.

Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver la rémunération du commissaire pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 comme suit : (i) 115.000,00 EUR (hors TVA) pour le contrôle des comptes annuels et des comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et (ii) 356.925,00 EUR (hors TVA) pour les services rendus par le commissaire dans le cadre de la cotation de la Société sur Euronext Brussels en septembre 2020. 

FORMALITÉS D'ADMISSION ET PARTICIPATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Pour assister à l'assemblée générale du 9 juin 2021, les détenteurs d'actions et de droits de souscription sont priés de se conformer aux articles 26 et 27 des statuts de la Société et aux formalités suivantes.

Les détenteurs de droits de souscription émis par la Société peuvent, conformément à l'article 7:135 du Code des sociétés et des associations, uniquement assister à l'assemblée générale des actionnaires avec un vote consultatif. 

Afin de pouvoir participer à l'assemblée générale, un détenteur de titres émis par la Société doit remplir deux conditions : (a) être enregistré en tant que détenteur de ces titres à la date d'enregistrement et (b) en informer la Société, comme décrit ci-dessous.

A la lumière de la pandémie de COVID-19, (i) la Société recommande fortement aux détenteurs de titres qui souhaitent participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires d'exercer autant que possible leur droit de vote avant l'assemblée générale des actionnaire soit en votant à distance par correspondance, soit en donnant procuration à un représentant de la Société, et (ii) les détenteurs de titres sont fortement encouragés à utiliser le courrier électronique pour toute correspondance concernant l'assemblée générale des actionnaires. 

Date d'enregistrement 

La date d'enregistrement est le 26 mai 2021 à vingt-quatre heures (heure belge). Seules les personnes inscrites comme détenteur de titres à cette date et cette heure seront autorisées à assister et (s'ils sont actionnaires) à voter à l'assemblée. Il ne sera pas tenu compte du nombre de titres détenus par le détenteur au jour de l'assemblée. 

  •  Les détenteurs d’actions nominatives et des droits de souscription doivent être inscrits dans le registre des actions nominatives ou le registre des droits de souscription, le cas échéant, de la Société le 26 mai 2021 à vingt-quatre heures (heure belge).
  •  Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent délivrer, ou faire le nécessaire pour que soit délivrée, à la Société, au plus tard le 3 juin 2021 à vingt-quatre heures (heure belge), une attestation émise par le teneur de compte agréé ou par l'organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement, pour lequel l'actionnaire a déclaré avoir l'intention de participer à l'assemblée. Ce certificat doit être envoyé à la Société par courrier électronique à l'adresse e-mail shareholders@nyxoah.com ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de madame An Moonen, General Counsel de la Société). 

Intention de participer à l'assemblée 

Les détenteurs de titres doivent informer le conseil d’administration de la Société, par courrier électronique àshareholders@nyxoah.com ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de madame An Moonen, General Counsel de la Société), ce courrier électronique ou cette lettre devant parvenir à la Société au plus tard le 3 juin 2021, de leur intention de participer à l'assemblée, indiquer le nombre de titres pour lequel ils entendent prendre part au vote, et, pour les titulaires d'actions dématérialisées, présenter la preuve de leur inscription en tant qu'actionnaire à la date d'enregistrement. 

Afin d'assister à l'assemblée, les détenteurs de titres et les porteurs de procuration doivent prouver leur identité et les représentants des personnes morales doivent remettre des documents établissant leur identité et leur pouvoir de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de l’assemblée.

Vote par procuration ou par correspondance

Författare GlobeNewswire